商务信函写法介绍

信函是公司的脸面，它对于公司树立良好的形象有着极为重要的意义。典型商务信函的内容应包括如下几点：

信头

一般来讲，商业信函均使用印有"letterhead"的公函信笺，这样信头就不必自己再写了。

信内地址

写在信纸的左上角，编号和日期下方。

顺序是从小到大

公司名称或收信人姓名、职务

房屋或大楼名称

大楼号码及所在街道或路的名称

省市名称及邮编

国家名称

称呼敬语：如知道对方姓名，就用dear mr./mrs./miss/ms.加上姓，如不知道对方姓名，可用dear sir, dear madam, 也可用：to whom if may concern。如对方职务较高，则最好用其职务名称，如： dear prof. smith, dear dr. henson等。 称呼一家公司就用dear sirs 或gentlemen。

正文

结束敬语：如称呼用 dear sir/dear sirs/dear madam", 结束敬语就应用yours faithfully。如称呼用dear mr. john/dear mr. smith, 结束敬语就应用yours sincerely。

署名

英文信函中讲究五c原则，也就是要求做到正确(correctness)、清晰( clearness )、简明( conciseness )、完整( completeness )和礼貌( courtesy )。 信函的语调也是同样重要的，它表达了你对收信人的态度，适当的语调将会给双方创造良好的沟通气氛。