为了充分利用和发挥信息资源的价值,实现有序的科学信息管理,规范信息管理工作,业主和参建各方都应编制各自的()。
A 、项目管理手册
B 、系统开发计划
C 、信息编码表
D 、信息管理手册
【正确答案：D】
企业档案管理信息化建设研究
档案管理工作人员是推进档案管理信息化建设工作中的重要因素，一切工作的开展都需要档案人员来完成。因此，在信息化的工作模式下，工作人员不仅要具有扎实的档案管理专业知识，而且还能够熟练运用信息化操作软件。
摘要： 档案管理是在企业经营发展过程中对各项业务活动的记载，其中涵盖大量的珍贵资料，能够清晰的反应出企业的发展过程。通过对档案信息资源的开发利用，能够对企业的发展状态做出清晰的预测，从而为企业制定经营决策提供有利的依据。在信息技术快速发展的时代背景下，企业档案管理应该及时创新管理理念和管理模式，采用信息化管理的模式，以提高档案管理水平，进一步挖掘档案信息资源的潜在价值，为促进企业的健康稳定发展创造有利的条件。
关键词： 档案管理信息化建设途径
在社会快速发展的形势下，信息技术已经广泛的应用于各个领域中，为了适应时代的发展需求，档案管理应该逐步实现信息化建设，以更好的为企业的发展提供服务。档案管理信息化建设，是在企业档案管理工作中充分利用现代信息技术，工作流程更加顺畅、信息存储更加方便、信息传输更加快捷，同时更有利于档案信息资源的开发和利用。通过档案管理信息化建设，能够对企业发展过程中的各项业务进行更加透彻的分析，并且对企业的未来发展方向做出科学的预测，对于企业制定经营决策具有重要的意义。
1企业档案管理信息化建设的现状
档案管理信息化建设工作是对档案管理工作的一种创新和变革，所以在前期开展的过程中会面临很多的困难，需要在实践中不断的改进和完善。由于传统的档案管理工作都是由人工完成的，而在实行信息化建设之后，所有的流程都需要通过计算机信息技术来实施，所以首先在工作习惯和思想观念上就存在一定的难度，有些档案管理人员在档案管理方面的专业水平较高，但是对于档案管理信息化建设中使用的`操作软件不够熟练，所以还需要一个适应的过程，在前期的进展会比较缓慢。由于每个企业的业务开展情况不同，所以在档案管理信息化建设中所应用的操作软件也具有一定的差异性。而由于我国在档案管理信息化建设方面还处于起步阶段，各方面的体系建设还不够完善，所开发的软件系统比较单一，而企业又缺乏相应的人力和资金去自主开发适用于自己企业的档案管理软件，所以在实际应用的过程中，无法根据企业的发展需求灵活处理。而在内部的体系建设方面也不够健全，档案管理信息化建设的覆盖范围较小，没有在企业内部形成完成的网络体系，所以为档案信息资源的收集和信息传递等工作带来了难度，阻碍了档案管理信息化建设的进程。这些问题都是在档案管理信息化建设的过程中可能会面临的，所以需要不断的努力，克服各种困难，推进档案管理信息化建设工作的高效开展。
2企业档案管理信息化建设的途径
2.1加强对档案管理信息化建设的重视
企业档案是企业重要的信息资源，在企业的发展建设中具有特殊的地位和作用，所以必须高度重视，加大投入，加快推进档案信息资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的建设，进一步提高档案信息化水平，为企业现代化建设提供一流的档案信息服务。面对庞大繁杂的企业档案信息，要想提高管理水平和服务质量，必须加快信息化建设，减轻档案人员重复进行的体力劳动，解放生产力，提高工作效率，将企业档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来，促进企业档案工作由传统管理模式向现代管理模式转变，充分发挥企业档案信息资源的价值，实现档案信息资源共享。
2.2做好企业档案信息化建设的基础性工作
加强基础工作，做好企业档案的归档和管理工作。加强对企业核心信息资源档案的收集与管理加强对电子文件的归档和管理，防止电子信息的丢失，避免重复劳动注重档案信息数据库和网络系统的开发，建立功能强大的信息管理系统和全文档案信息资源库。档案信息化基础设施是档案信息资源建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提。企业档案部门可借鉴网络建设已有的成果和经验，与办公自动化、互联网等系统相连，建立基于企业网的电子文件归档及电子文件接收应用系统，构筑企业信息网络报送及应用平台，推进电子文件的归档、接收、保管与利用，做好电子文件的积累、归档和管理工作，要加快传统载体档案信息资源的数字化进程，扩大数字档案信息资源总量。
2.3加快档案信息化标准规范的制定
标准规范是档案信息化建设的基础，是不可或缺的必要条件，是档案信息化建设的法律保障。目前，有些标准还不明确，有的还没有标准，因此，档案行政管理部门要加快档案信息化标准规范的制定，尽快建立、健全档案信息化工作制度和标准规范体系。信息化建设是为了档案信息资源的利用，但是数字档案信息的传输、读取依赖于计算机等设备，因而对数字档案信息的格式、标准、软硬件环境等都有很高的要求。所有档案信息文件的收集和传递都应该坚持规范性原则，制定相应标准、规范、法规，按照统一的规范标准，使电子文件的归档，传统介质档案的数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象。使企业档案信息化建设有法可依、有章可循，保证信息化的进行，以约束机制的建立促进动力机制的完善。
2.4加强信息化人才培养
档案管理工作人员是推进档案管理信息化建设工作中的重要因素，一切工作的开展都需要档案人员来完成，所以为了促进档案管理信息化建设的顺利开展，应该加强对工作人员专业水平的提升。在信息化的工作模式下，工作人员不仅要具有扎实的档案管理专业知识，而且还能够熟练运用信息化操作软件。所以要对档案管理人员定期开展培训，转变其思想意识，认识到档案信息化建设的重要性，从而积极的投入到专业知识和软件操作的学习中来。档案管理人员要熟练掌握档案信息化运作过程中的每个环节，在完成档案管理的基本工作后，能够投入一定的时间进行档案信息资源的开发和利用，从而进一步挖掘档案信息资源的潜在价值，为促进企业的健康稳定发展创造有利的条件。
3结束语
企业档案管理信息化建设是档案管理工作发展的必然趋势，也是提升档案管理水平的重要途径。在档案管理信息化建设的过程中，还面临诸多的困难，需要不断的改进和完善。为了确保档案管理信息化建设工作的顺利开展，需要得到企业管理层的高度重视，加强对档案管理人员在专业知识和信息化软件操作方面的培训，配置齐全的硬件设施，根据企业实际发展状况，选择适宜的操作软件和应用系统，制定完善的规章管理制度，为档案管理信息化建设工作的顺利开展奠定坚实的基础。
参考文献:
[1]刘捷.中小企业档案管理信息化建设思考[J].湖南科技学院学报,2014,8,1.
[2]段春雁.论新形势下企业档案管理的信息化建设之我见[J].办公室业务,2013,2,5.
[3]秦伟强.知识管理背景下的企业档案信息化建设探讨[J].现代商业,2013,1,18.
3.5.1 信息利用的含义
信息利用是指将经过搜集、加工、存储、检索、传递的信息提供给相关组织和个人，以满足其对信息的需求的过程。信息利用是信息管理的主要环节，也可以说是信息管理活动的最终目的与归宿。因为无论广义的信息管理还是狭义的信息管理，其最终目的都是为了更好、更高效地发挥信息资源的价值，充分利用好信息资源。
具体来看，信息利用的重要作用主要体现在以下三个方面：
（1）有利于实现信息的价值，促进社会生产力的提高。人们通过有效地利用信息，把它运用到组织的管理活动中，就能够产生巨大的社会效益和经济效益，促进社会生产力的提高，实现信息的使用价值。
（2）有利于实现信息的增值和共享。在信息管理的过程中，通过信息的转换、复制和传递等环节，可以实现信息在空间中的广泛传递，实现信息的共享。
（3）有利于提高组织决策的成功率。信息是决策的基础，决策本身可被看成是信息的加工和再生产过程。而信息的传递和利用则决定着该过程的“原料（即信息）”的供给，从而对决策的成功与否产生影响。
3.5.2 信息利用的方式
3.5.2.1 信息检索服务
信息检索服务是根据用户的要求，迅速、准确地查出与用户需求相符合的、有价值的信息的过程。
3.5.2.2 文献提供服务
文献提供服务主要运用阅览、外借、复印、参考咨询等多种方式为用户服务。
3.5.2.3 信息报道服务
信息报道就是信息提供机构及时地将搜集到的信息报道出去，满足用户的信息需求。如果说文献提供服务是一种被动式的服务方式，那么信息报道服务则是一种主动式的服务方式。在文献信息不断快速增长及读者信息需求不断扩大的要求下，单纯依靠图书馆的力量、依赖传统的文献提供服务已经不能满足读者的要求，这就需要采用一种新的方式。于是，报道服务得以推出。
常用的信息报道方式有以下几种：
（1）文字报道。这是信息报道的最主要方式，多使用信息出版物来进行。目前，我国的信息出版物通常划分为三大类：第一类：检索类信息刊物，如目次页、篇名页、题录、简介、文献、索引等。第二类：报道类信息刊物，如新闻发布类（信息简报、通信等）、快报类、译报类等。第三类：研究类信息刊物，如动态类（研究动态等）、评述类（月评、年评等）等。
（2）口头报道服务。主要指通过直接交谈、专题讲座、学术会议、新闻发布会提供信息。口头报道的信息一般都是零次信息，其特点是迅速及时、交互性强、易于反馈。
（3）直观传播报道服务。其主要指通过实物，如样品、展览、演示会、技术市场、电影、音像等载体传递信息。这种方式直观、生动，易于接受，便于理解，但信息传递范围受到限制。
我国在报道服务方面，从报道的信息范围来看，有国内外信息，但以国外信息为主；从报道的学科门类来看，有社会科学、自然科学和应用科学，但以应用科学为主；从报道的层次来看，有提供源信息的检索性刊物和传递源信息内容的文摘性刊物，但以文摘性刊物为主。
3.5.2.4 信息咨询服务
信息咨询服务是指利用现代科学知识和现代技术手段、方法，为解决社会发展和经济建设中的各种复杂问题而进行的服务活动。美国咨询工程师协会认为：“现代咨询服务是利用专家已有的科学技术专门知识，解决社会经济领域和企业中的科学技术与管理问题的一种活动。”由此可见，信息咨询服务是对知识的扩大再生产，是对原有知识经过脑力的加工和综合，以产生巨大的智慧效益的过程。从广义上说，信息咨询的过程也是信息加工的过程，即信息的交流、反馈与处理。因而，信息咨询服务是一种重要的信息利用方式。
信息咨询服务在社会产业结构中已经形成了独立的门类，即信息咨询服务业。特别是在知识经济条件下，它已成为典型的知识产业，成为知识经济时代的支柱产业之一。现代信息咨询服务业主要有六大类：政策咨询、管理咨询、工程咨询、技术咨询、专业咨询和涉外咨询。
（1）政策咨询。政策咨询是为政府决策或出谋献策，或提供政策的替代方案，或提供选择政策的材料，或向政府政策施加影响。这类咨询机构多数是非营利性组织，其任务大多来自于政府或财团，如美国胡佛研究所、美国传统基金会、美国事业研究所、兰德公司、布鲁金斯学会，日本野村综合研究所，英国伦敦国际战略研究所等。
（2）管理咨询。管理咨询是由专家在客观、公正、独立地分析客户在管理中存在的问题的基础上，根据客户要求，为客户解决问题提供的服务活动。管理咨询的服务范围非常广泛，涉及管理、制造、人事、市场、财务、会计、行政、研究与发展等领域。如美国安德森咨询公司、德国系统工程公司等。
（3）工程咨询。工程咨询是针对工程建设及改造项目而进行系统的技术经济论证的咨询服务工作，以解决兴建、扩建、改建工程项目中存在的技术与管理问题，避免项目决策失误为目标。工程咨询通常是对工程建设从立项评估到竣工投产的全过程进行咨询，一般情况下要参与可行性研究、设计、招标、施工等阶段的咨询服务。如英国艾特金斯咨询公司、中国国际工程咨询公司等。
（4）技术咨询。技术咨询是咨询机构或人员利用自己掌握的技术、知识、信息与经验，为解决客户遇到的技术疑难问题而开展的咨询服务活动。技术咨询所涉及的服务内容主要包括技术问题诊断服务；技术革新、设备改造、新产品研制服务：海外技术与设备引进的技术咨询服务；技术经济分析服务；技术可行性研究服务；技术成果推广服务；技术顾问服务；技术发展预测服务等。
（5）专业咨询。专业咨询是就某一特定专业领域里的问题而进行的咨询服务工作，主要包括环境咨询、金融咨询、会计咨询、法律咨询、医学咨询、心理咨询、生活咨询等。专业咨询一般专业性较强，涉及面窄，主要由该专业领域的专家承担，咨询机构的规模比较小，业务方式相对灵活。目前，专业咨询服务已经逐渐发展成为现代咨询业的主流服务类型。
（6）涉外咨询。涉外咨询是指咨询机构依靠信息和知识优势，运用掌握的技术与经验，在对外经贸、国际技术交往中帮助客户解决诸多复杂问题的咨询服务活动。其主要内容有：承接外商投资、引进先进技术与设备、工程招标评估、输出我国先进技术、劳务合作，以及为设在我国的“三资”企业、外国办事机构等提供咨询服务。这类咨询公司有国际知名的毕马威、麦肯锡，以及中国国际工程咨询公司、中国国际经济咨询公司、中国国际技术咨询公司等。
3.5.2.5 网络信息服务
网络信息服务是指信息机构和行业利用计算机、通信设备和网络等现代技术从事信息采集、处理、存储、传递和提供、利用等的活动，其目的是给用户提供所需的网络信息产品和服务。
与传统的信息服务相比，网络信息服务呈现出以下特点：①资源范围不断扩大，从以前的以纸张型资源为主发展为网络型资源；
②.服务手段更加现代化，利用了大量先进的信息技术；
③服务方式更加主动；
④服务领域不断拓宽，由传统信息服务向全新的网络信息服务新领域过渡；
⑤服务时间由定时服务向不受时空限制的实时服务发展；
⑥服务更加个性化，能针对独特用户的特殊需求，开展独特的个性化信息服务。
温馨提示：
