目的
统一规范记录的标识、收集、编目、归档、贮存、查阅、保管及处理，保证记录的准确性与完整性，保证本公司管理体系文件有效的持续运行。
2 范围
适用于证明产品、过程、体系、环境符合要求和质量/环境/职业健康安全管理体系有效运行的记录。
3 职责
3.1 办公室负责记录的统一管理，负责组织记录的标识、收集、编目、归档、贮存、查阅、保管和处理。
3.2 各部门负责本部门管理体系文件运行记录的标识、收集和保管并按规定的时间归档。
3.3 所有记录的记录人应按规定的表格和要求，清楚、真实的进行记录并对其记录的准确性和完整性负责。
4 程序
4.1 办公室应组织各部门收集来自各方面的记录，建立《记录清单》规定记录的名称、编号、保存期限、责任部门等，实施对记录的有效统一管理。
4.2 记录的建立、修改和废止
4.2.1 各有关部门应根据管理体系文件运行和/或产品变动的需要，及时提出建立某种记录的要求，设计表样报文件归口部门审批.后由办公室统一标识、编目，然后投入使用。
4.2.2 对记录的表格需修订或废止时，提出修订或废止的部门应报告其理由并报办公室及时修订记录清单。实施时，按《文件控制程序》执行。
4.3 记录的填写要求
4.3.1 填写记录时，要做到字迹清晰、情况真实、准确无误、栏目完整且不得随意涂改，记录人应签署姓名和日期。
4.3.2更改、勘误记录时，应由记录者本人在原始记录的被更改内容上画两条细横线，然后在其上面的空白处填写新的更改内容。
4.4 记录的收集、整理和归档
4.4.1记录包括各种与产品质量和环境有关的记录，如各种采购产品、外协件采购的检验试验、过程检验、出厂检验、运行控制记录、环境/职业健康安全监测记录、不合格及其处置记录，用户投诉记录等，也包括管理体系文件运行记录，如内部审核报告、管理评审记录和纠正措施记录、监视和测量装置的校准记录、人员资格和培训记录
以及来自供方的记录等。
4.4.2各部门应收集、整理本部门的所有记录并指定专人保管，在每年的一月份将上年度应归档的记录移交办公室归档保存。执行《档案管理制度》。
4.5 记录的标识和编目
4.5.1各有关部门应负责本部门责任范围内记录的标识与编目。
4.5.2 归档管理的记录，由办公室统一进行标识、编目。
4.6 记录的贮存和保管
4.6.1无论采取何种方式保管的记录，应便于存取和检索，有安全的贮存环境并应防止损坏、丢失及变质。
4.6.2办公室在提供有保密要求的记录时，须经总经理批准。使用人，须按规定进行借阅登记，填写《文件借阅（复制）登记表》，并应及时归还。
4.6.3记录清单应规定记录的保存期限，记录分为永久、中期、短期三种保存期限。凡具有长远利用价值、法律法规有要求的记录进行永久保存；对在一定时期内有利用价值、公司性活动的记录进行归档作为中期保存，保存期为3年；对在短期内有利用价值的记录，保管期为2年，由各部门自己保管。
4.6.4 当归档记录超过保管期且失去利用价值时，由办公室登记《文件销毁清单》经管理者代表审批后，由办公室负责统一销毁处理。
4.7 提供查阅
当管理体系文件认证机构、顾客或其代表有要求时，除有保密要求的需经总经理批准外，各部门应按其要求提供相关的记录，供认证审核人员、顾客或其代表查阅。
