发文字号，简称文号，惯称文件编号，是发文机关在某一年度内所发各种不同文件总数的顺序编号，由发文机关的收发文机构负责统一编排。
一、发文字号的组成
发文字号由发文机关代字、年份代码和发文顺序号三部分组成。发文代字用汉语简化字标识，固定使用；年份代码、发文顺序号用阿拉伯数码标识，年份代码应采用四位阿拉伯数字标识的公历年份并置于六角括号“〔〕”中；发文顺序号不编虚位（即1不编为001），不加括号，不加“第”等虚字。如“国办发〔1996〕2号”，即说明这是国务院办公厅在1996年向下级机关公开下发的第2号文件。
二、编制方法
发文字号中的机关代字由发文机关自行拟定（有直接主管上级机关的须经上级主管机关同意），为保持发文权威性和保证法律严肃性，一般应固定使用，避免频繁更改。
机关代字一般由两个层次组成。第一个层次是发文机关（企事业单位）名称代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门或归口方向的代字。如铁道部文件的机关代字有“铁办”、“铁财”等，“铁”代铁道部，“办”代表主办这份文件的是铁道部办公厅、“财”代表主办这份文件的是财务部门或由财务工作归口管理。机关代字宜统一、规范且具有权威性和法律严肃性。
发文字号中的年份代码须用四位阿拉伯数字标识文件发文所属公历年份，不得简化。年份代码应置于半角六角括号“〔〕”中。发文字号中的半角六角括号是发文字号专用标点符号。
发文字号中的发文顺序号是一个年度内同一单位发文的流水号，用阿拉伯数码标识，不编虚位（即1不编为001），不加“第”等虚字。
三、排布位置
发文字号根据发文的行文方向不同，其排布位置有所变化。一般的发文字号位于发文机关标识（即文件首页页眉处发文单位名称，一般用正红色的较大字体标识，故俗称“红头”）下空2行，3号仿宋字，在平行文和下行文中居中排布、在上行文中居左排布（签发责任人签字居右）。在发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的正红色反线，发文字号即位于发文机关标识和红色反线之间，靠近红色反线但不重合，党的机关发文在红色反线中间置有一实心五角星标识，颜色与发文机关标识和红色反线保持一致。
