可以从以下几个方面进行:
1. 资料性质分类。将资料分为书籍、期刊、文件、笔记等类别,按性质归类收纳。这可以方便以后查找和管理。
2. 资料年代分类。将不同年代的资料分门别类,分类存放。比较新的资料可放在办公室,稍早的资料可存档入库。这可以避免新旧资料混杂,也便于删除过时资料。
3. 资料主题分类。将与同一主题相关的资料归类放在一起,例如将会计资料、行政资料等分类别存。主题分类利于专题研究和信息检索。
4. 资料重要程度分类。将极为重要的资料及时分类存档;属于可供参考但不太重要的资料定期清理;明显过时无用的资料及时销毁,以免积压太多。这可以高效利用有限的存放空间。
5. 数字化扫描分类。对于部分旧资料,可以扫描数字化,然后按分类要求归档存放。定期清理不需要的旧纸质资料,这既节省空间又便于信息共享和检索。
6. 建立资料登记制度。对归类完毕的所有资料建立登记簿,注明资料名称、分类号、位置、数量等,方便查找和管理,也便于定期盘点。
