办理涉密文件定密的依据是机关、单位确定、变更和解除国家秘密的根据、标准和来源。根据我国相关法律规定，机关、单位对所产生的国家秘密事项，应当按照国家秘密及其密级的具体范围的规定确定密级，同时确定保密期限和知悉范围。
《中华人民共和国保守国家秘密法》第十四条机关、单位对所产生的国家秘密事项，应当按照国家秘密及其密级的具体范围的规定确定密级，同时确定保密期限和知悉范围。
《中华人民共和国保守国家秘密法》第十二条机关、单位负责人及其指定的人员为定密责任人，负责本机关、本单位的国家秘密确定、变更和解除工作。机关、单位确定、变更和解除本机关、本单位的国家秘密，应当由承办人提出具体意见，经定密责任人审核批准。
定密的根本依据是保密法。国家秘密是关系国家安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。
根据《中华人民共和国保守国家秘密法》第二条规定：国家秘密是关系国家安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。
第三条国家秘密受法律保护。一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保守国家秘密的义务。任何危害国家秘密安全的行为，都必须受到法律追究。
第四条规定：保守国家秘密的工作（以下简称保密工作），实行积极防范、突出重点、依法管理的方针，既确保国家秘密安全，又便利信息资源合理利用。法律、行政法规规定公开的事项，应当依法公开。
第五条规定：国家保密行政管理部门主管全国的保密工作。县级以上地方各级保密行政管理部门主管本行政区域的保密工作。
机关单位定密工作的直接依据是上级文件的密级、保密期限和知悉范围。
根据《中华人民共和国保守国家秘密法》规定：
第十三条 确定国家秘密的密级，应当遵守定密权限。
中央国家机关、省级机关及其授权的机关、单位可以确定绝密级、机密级和秘密级国家秘密设区的市、自治州一级的机关及其授权的机关、单位可以确定机密级和秘密级国家秘密。具体的定密权限、授权范围由国家保密行政管理部门规定。
第十五条 国家秘密的保密期限，应当根据事项的性质和特点，按照维护国家安全和利益的需要，限定在必要的期限内不能确定期限的，应当确定解密的条件。
国家秘密的保密期限，除另有规定外，绝密级不超过三十年，机密级不超过二十年，秘密级不超过十年。
第十六条 国家秘密的知悉范围，应当根据工作需要限定在最小范围。 国家秘密的知悉范围能够限定到具体人员的，限定到具体人员。
不能限定到具体人员的，限定到机关、单位，由机关、单位限定到具体人员。 国家秘密的知悉范围以外的人员，因工作需要知悉国家秘密的，应当经过机关、单位负责人批准。
保密员定密依据是定密权限，机关、单位执行上级确定的国家秘密事项，需要定密的，根据所执行的国家秘密事项的密级确定。
根据《中华人民共和国保守国家秘密法》第十三条 确定国家秘密的密级，应当遵守定密权限。中央国家机关、省级机关及其授权的机关、单位可以确定绝密级、机密级和秘密级国家秘密；设区的市、自治州一级的机关及其授权的机关、单位可以确定机密级和秘密级国家秘密。具体的定密限、授权范围由国家保密行政管理部门规定。
机关、单位执行上级确定的国家秘密事项，需要定密的，根据所执行的国家秘密事项的密级确定。下级机关、单位认为本机关、本单位产生的有关定密事项属于上级机关、单位的定密权限，应当先行采取保密措施，并立即报请上级机关、单位确定；没有上级机关、单位的，应当立即提请有相应定密权限的业务主管部门或者保密行政管理部门确定。
《中华人民共和国保守国家秘密法》第十八条 国家秘密的密级、保密期限和知悉范围，应当根据情况变化及时变更。国家秘密的密级、保密期限和知悉范围的变更，由原定密机关、单位决定，也可以由其上级机关决定。
国家秘密的密级、保密期限和知悉范围变更的，应当及时书面通知知悉范围内的机关、单位或者人员。
参考资料来源：中国政府网——中华人民共和国保守国家秘密法
法律分析：涉密文件信息资料保密管理坚持专人负责、专门登记、专柜存放、全程管理、确保安全的原则。建立涉密文件信息资料借阅、使用登记制度_借阅和使用涉密文件信息资料,要及时办理登记手续_随时掌握涉密文件信息资料的去向。涉密文件的复印需有单位领导审批同意方可进行，复印件视同原件管理，要及时办理去向登记手续。
法律依据：《中华人民共和国保守国家秘密法》
第二十一条 国家秘密载体的制作、收发、传递、使用、复制、保存、维修和销毁，应当符合国家保密规定。
绝密级国家秘密载体应当在符合国家保密标准的设施、设备中保存，并指定专人管理；未经原定密机关、单位或者其上级机关批准，不得复制和摘抄；收发、传递和外出携带，应当指定人员负责，并采取必要的安全措施。
第二十二条 属于国家秘密的设备、产品的研制、生产、运输、使用、保存、维修和销毁，应当符合国家保密规定。
第二十三条 存储、处理国家秘密的计算机信息系统（以下简称涉密信息系统）按照涉密程度实行分级保护。
涉密信息系统应当按照国家保密标准配备保密设施、设备。保密设施、设备应当与涉密信息系统同步规划，同步建设，同步运行。
涉密信息系统应当按照规定，经检查合格后，方可投入使用。
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