（1）序号：以卷内文件排列先后顺序填写，如1、2、3……。
（2）文件编号：文件制发机关的发文字号，如海大人字[2010]19号。
（3）责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者，如中国海洋大学“985工程”二期建设项目档案管理办法，责任者即为中国海洋大学“985工程”办公室。
（4）题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题。会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的对应关系。
（5）日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日数的右下角加“.”号，如2010.3.30。没有责任者、年、月、日的文件材料，要考证清楚，及时补上。
（6）页号：卷内有文字的页面均应编号。（7）备注：对文件需要做的补充说明，如：复印件，传真件。
